Qu'est-ce que le scope creep ? Maintenir le cap sur votre projet

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Le scope creep, ou dérive des objectifs, se produit lorsque des éléments inclus dans les objectifs d'un projet (livrables, budget, calendrier ou ressources, par exemple) commencent à changer après le début du projet. Cela peut conduire à des projets dépassant le budget, à des délais plus longs et à une augmentation du risque global du projet. Il est essentiel que les chefs de projet comprennent et gèrent le scope creep pour garantir le succès du projet et garder le contrôle de son périmètre.

Apprenez-en davantage sur ce qu’est le scope creep et sur les stratégies que vous pouvez utiliser pour l’éviter et le gérer.

Qu’est-ce que le scope creep et pourquoi est-ce un sujet important ?

Le périmètre (scope) définit les limites d'un projet : ce qui doit être réalisé, à qui le projet doit être livré, le budget, le calendrier et les ressources. Le scope creep se produit lorsque l'un des éléments du périmètre commence à changer une fois le projet démarré.

Par exemple, imaginons qu'un projet visant à ajouter trois nouvelles fonctionnalités à un logiciel se transforme en un projet visant à ajouter cinq nouvelles fonctionnalités, ou qu'un projet de construction visant à rénover un bâtiment doive inclure des modifications des fondations après la découverte de certains défauts. Ces deux cas seraient considérés comme un scope creep.

Le scope creep peut entraîner un dépassement du budget d'un projet, une prolongation de la date limite et parfois une augmentation des risques liés au projet. Parfois, le scope creep est incontrôlable, et pour être un chef de projet efficace, il faut savoir comment gérer au mieux les changements inévitables. Essayer de l'empêcher avant qu'il ne se produise et savoir comment le gérer lorsqu'il se produit est essentiel pour mettre en place un projet réussi.

Quels sont les risques du scope creep ?

Le scope creep peut avoir un effet domino et avoir un impact négatif sur plusieurs aspects de votre projet. Parmi les principaux risques, on peut citer :

• Retards de projet

• Délais non respectés

• Dépassement du budget

• Diminution de la qualité

• Baisse du moral de l’équipe

• Augmentation du risque du projet

• Contraintes sur les ressources

• Insatisfaction des parties prenantes

• Échec du projet

En gérant efficacement le scope creep, vous pouvez éviter ces risques et garantir que votre projet soit mené à bien.

Un exemple classique de scope creep

Les projets de petite ou de grande envergure peuvent être sujets au scope creep. L'EPR (réacteur à eau pressurisée) de Flamanville, situé dans la Manche, en est un exemple classique. Le projet a été lancé en 2007 avec pour objectif de produire de l'électricité bas carbone. La construction a été confiée à EDF pour un coût estimé initialement à 3,3 milliards d'euros et une mise en service prévue en 2012. Cependant, des retards et des dépassements de budget ont marqué le projet. En 2015, le coût a été réévalué à 10,5 milliards d'euros, et la mise en service repoussée à 2022, puis 2023, puis 2024. Les causes des retards sont multiples : problèmes techniques, malfaçons, changement dans les normes de sécurité après l’accident de Fukushima, et complexité du chantier, notamment sur les soudures de la cuve du réacteur. En outre, des difficultés d'approvisionnement en matériaux spécifiques et des erreurs de conception ont retardé la production. En 2022, le projet était à 95 % de son achèvement, et les opérations de démarrage du réacteur ont enfin commencé le 8 mai 2024.

Comment se produit le scope creep ?

De nombreux facteurs peuvent entraîner un scope creep. Parmi les plus courants, on peut citer :

• Une définition peu claire du périmètre : les projets décrits uniquement en termes commerciaux ou manquant de détails spécifiques peuvent créer des attentes floues et des interprétations erronées.

• L'absence de gestion systématique du périmètre ou des exigences : cela peut se produire si les décideurs du projet reviennent en arrière après avoir défini le périmètre initial. Il est alors important d'impliquer les décideurs importants tout au long du processus.

• Des exigences peu claires : si les exigences sont trop élevées et peu claires, ou si de nouvelles parties prenantes apparaissent et ajoutent leurs propres exigences, un scope creep peut se produire.

• Un manque de soutien et d’implication des parties prenantes : des parties prenantes ou des sponsors peu impliqués peuvent conduire à un manque de communication, ce qui peut ensuite provoquer un scope creep.

• La durée du projet : Plus un projet dure longtemps, plus il y a de chances que des changements surviennent dans l'entreprise, que les parties prenantes changent leurs priorités et que les concurrents modifient les règles du jeu. Les projets de plus grande envergure peuvent être divisés en sous-projets plus petits pour minimiser la longueur du projet.

Comment arrêter un scope creep

Pour éviter un scope creep, il faut planifier le projet minutieusement dès le départ. Cela implique de fixer des objectifs SMART, de créer un processus de contrôle rigoureux des changements, d'impliquer toutes les parties prenantes concernées dans la phase de planification et de décomposer les grands projets en sous-projets gérables. Lorsqu'un scope creep se produit, il est essentiel d'évaluer son impact sur les contraintes du projet et d'établir des priorités en conséquence pour atténuer ses effets.

1. Prévenez le scope creep avant le début de votre projet.

Une bonne planification du projet est essentielle pour éviter tout scope creep. Voici ce que cela implique :

• Fixer des objectifs bien définis : les objectifs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis). Assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent les exigences, les livrables et les autres détails.

• Créer un processus de contrôle des changements : Parfois, le changement est inévitable. Cela signifie que vous devez le planifier au mieux. Mettez en place un système dans lequel les modifications peuvent être demandées par les membres de l'équipe, approuvées par les parties concernées et enregistrées. 

• Impliquer toutes les parties prenantes concernées dans la phase de planification : En associant les parties prenantes d'un projet à la phase de planification, vous pourrez mieux comprendre les attentes et les besoins de chacune d'entre elles et vous pourrez fixer des objectifs réalistes sur lesquels elles s'accordent. Établissez un calendrier de communication avec les parties prenantes et les sponsors pour les impliquer tout au long du projet, par exemple en prévoyant l'envoi de mises à jour quotidiennes sur l'avancement du projet ou en organisant des réunions hebdomadaires.

• Diviser les grands projets en sous-projets : comme mentionné ci-dessus, plus un projet est long, plus un scope creep risque de se produire. Si vous vous attaquez à un grand projet, envisagez de le diviser en projets plus petits afin d'avoir une carte claire des besoins immédiats et de ne pas négliger les détails.

2. Traitez le scope creep lorsqu’il se produit.

Le scope creep n’est pas toujours mauvais : en fait, il est souvent inévitable. Pour prendre des décisions concernant votre projet une fois que vous avez identifié un scope creep, déterminez-en les conséquences et identifiez vos priorités.

• Déterminez les conséquences. Réfléchissez à l'impact que cela aura sur votre projet. Une façon d'aborder cette question est de considérer le triangle de gestion de projet. Ce modèle montre que la qualité du résultat est déterminée par trois contraintes : le périmètre, le budget et le temps. On peut le résumer par le dicton : « Bon, rapide et bon marché : choisissez-en deux. » Si vous ne voulez pas que la qualité du projet en pâtisse, la modification de l'une de ces contraintes entraînera une modification de l'une ou des deux autres. Le scope creep prolongera-t-il le calendrier prévu de votre projet ? Augmentera-t-elle les coûts ? Il est important de savoir comment il affectera vos ressources pour déterminer comment y faire face.

• Déterminez vos priorités. Une fois que vous avez déterminé l'impact du scope creep sur votre projet, décidez quelles contraintes sont vos priorités. Si un client a une date de lancement ferme pour un produit, vous devrez prioriser le temps, ce qui peut signifier que vous devrez augmenter votre budget. Si le budget n'est pas négociable, envisagez de prolonger le calendrier du projet. Si vous élargissez le périmètre mais souhaitez conserver le coût et le calendrier initiaux du projet, gardez à l'esprit que la qualité du produit fini pourrait en souffrir.

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Le scope creep fait référence à des changements incontrôlés dans le périmètre du projet, entraînant souvent des retards, des dépassements de budget et une augmentation des risques. Pour l'éviter, les parties prenantes doivent être impliquées dès le début, les objectifs doivent être clairement définis et un processus de contrôle des changements doit être établi. Lorsqu'il se produit, hiérarchisez les contraintes telles que le temps, le budget et la qualité pour prendre des décisions éclairées.

Le scope creep n'est qu'un des nombreux défis auxquels les chefs de projet sont confrontés lorsqu'ils mènent un projet à terme. Suivre des cours en ligne peut être un excellent moyen d'acquérir des compétences en gestion de projet et d'explorer des opportunités de carrière. Pensez à l'un des cours les mieux notés de Coursera :

Pour une introduction à la gestion de projet, suivez le cours Fondamentaux de la Planification et du Project Management de l'Université de Virginie. Ce programme dure environ neuf heures et couvre la définition du périmètre d'un projet, le séquençage des tâches, le suivi des progrès, etc.

Pour acquérir encore plus de compétences, inscrivez-vous à la spécialisation Principes et pratiques de la gestion de projet de l'Université de Californie à Irvine. Ce programme de quatre cours dure environ un mois et couvre la définition du périmètre d’un projet, la planification du projet, la création d'une structure de répartition du travail et la gestion des risques.

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Questions fréquemment posées (FAQ)